Wir nutzen das Tool "Zoom", um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: "Online-Meetings"). "Zoom" ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Verantwortlicher 

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von "Online-Meetings" steht, ist der jeweilige Fachbereich der Stadt, der die Videokonferenz initiiert.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von "Zoom" aufrufen, ist der Anbieter von "Zoom" für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von "Zoom" jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von "Zoom" herunterzuladen.
Sie können "Zoom" auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der "Zoom"-App eingeben.
Wenn Sie die App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von "Zoom" finden.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von "Zoom" werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor oder bei der Teilnahme an einem "Online-Meeting" machen. 

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem "Online-Meeting" die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die "Zoom"-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem "Online-Meeting" teilzunehmen bzw. den "Meeting-Raum" zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Wir verwenden "Zoom", um "Online-Meetings" durchzuführen. Wenn wir Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das zuvor transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der "Zoom"-App angezeigt.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Bei Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
Wenn Sie bei "Zoom" als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei "Zoom" gespeichert werden.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von "Online-Meetings" ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe a, Art. 7 DSGVO.
Indem Sie sich in das "Zoom-Meeting" einwählen, erklären Sie Ihr Einverständnis zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an "Online-Meetings" verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus "Online-Meetings" wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von "Zoom" erhält notwendigerweise Kenntnis von den obengenannten Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages der IVL GmbH Leverkusen mit "Zoom" vorgesehen ist. 

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

"Zoom" ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt.
Unser IT- Dienstleister, IVL GmbH Leverkusen, hat mit dem Anbieter von "Zoom" einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sogenannte EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von "Online-Meetings" nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie zum Beispiel Kanada oder Japan genutzt werden.