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Mehr Platz im Bürgerbüro: Schalterbereiche neu angeordnet
Mehr Platz, kundenfreundlichere Abläufe und ein einladendes Umfeld: Das Bürgerbüro hat durch eine Umstrukturierung der Arbeitsplätze die Räumlichkeiten in den Luminaden erweitert. Neben dem bisherigen Hauptraum steht nun eine weitere, angrenzende Bürofläche von 244 Quadratmetern zur Verfügung, die Schalterplätze wurden auf diese beiden Räume verteilt.
„Dadurch entzerren wir die Abläufe im Bürgerbüro“, erläutert Petra Lindemann, Abteilungsleiterin Bürgerbüro. „Zudem entstand bei hohem Besucheraufkommen schnell ein hoher Geräuschpegel. Jetzt ist es deutlich ruhiger.“
Kundenschalter verteilt auf zwei Räume
Möglich wurde die Umstrukturierung durch den Umzug des so genannten „Backoffice“ mit elf Mitarbeitenden, die nicht für den Publikumsverkehr tätig sind, in das Verwaltungsgebäude Hauptstraße 105. Für das „Frontoffice“, den Bereich mit Publikumsverkehr (Beantragung von Ausweisdokumenten, An-, Ab- und Ummeldungen etc.) steht daher nun deutlich mehr Fläche zur Verfügung – insgesamt 881 Quadratmeter: Die Schalter 1 bis 8 befinden sich im bisherigen Hauptraum, die Schalter 10 bis 18 im angrenzenden Nebenraum.
„Vor der Umstrukturierung war es teilweise sehr eng im Bürgerbüro“, verdeutlicht Dr. Lars Hendrik Böttger, stellvertretender Leiter des Bürgerbüros. „Rollstuhlfahrende oder auch Familien mit Kinderwagen haben jetzt viel mehr Platz, um zu den Schaltern zu gelangen.“
Schilder an Stellwänden weisen den Bürgerinnen und Bürgern den Weg zum angrenzenden Nebenraum. Zur besseren Orientierung wird auf der Anzeigetafel im Wartebereich neben der Schalterzahl auch angezeigt, wenn der Schalter sich im Nebenraum befindet. Der Zugang zum Bürgerbüro erfolgt unverändert über den Haupteingang.
Optimierte Prozesse, besserer Service
Seit der Einrichtung einer Taskforce im Frühjahr 2022 haben sich die Abläufe im Bürgerbüro deutlich verbessert. „Wir sind heute in der Lage, Termine zeitnah, oftmals taggleich und in ausreichender Zahl anzubieten“, erläutert Petra Lindemann. Hierfür wurden zum einen neue Mitarbeitende eingestellt, zum anderen wurden Prozesse optimiert: Eine verbesserte Aufgabenverteilung wurde umgesetzt, außerdem wichtige Schritte in Richtung Digitalisierung unternommen.
Der Untersuchungsberechtigungsschein (UBS) ist beispielsweise inzwischen als Online-Dienst verfügbar, in Kürze wird auch die elektronische Wohnsitzanmeldung (eWa) als digitales Angebot bereitgestellt. Diese Neuerungen ermöglichen es den Bürgerinnen und Bürgern, viele Anliegen bequem von zu Hause aus zu erledigen.
„Dank dieser Maßnahmen haben wir die Servicequalität deutlich gesteigert“, fasst Dr. Lars Hendrik Böttger zusammen.
Zahlen und Fakten zum Bürgerbüro
- Das Bürgerbüro hat zwischen 160 und 280 Besucher*Innen pro Tag
- Am meisten nachgefragt werden Personalausweise und Ummeldungen
- 2023 wurden 14.037 Personalausweise, 9.724 Reisepässe und 5.690 Kinderreisepässe beantragt
- 2023 gab es 7.619 An- und 4.334 Ummeldungen
- Die Bearbeitungszeit bei Beantragung von Personalausweisen liegt in der Regel bei etwa anderthalb bis zwei Wochen. Bei der Beantragung von Reisepässen liegt die Bearbeitungszeit bei etwa acht Wochen (bedingt durch die Bundesdruckerei). Express-Reisepässe sind davon ausgenommen und in der Regel nach drei Tagen abholbereit.
